Sobald Sie das Dokument geöffnet haben können Sie die Details des Dokuments einsehen oder bearbeiten. Bestimmte Dokumente können zur Bearbeitung eingeschränkt sein. In dem Fall sehen Sie zunächst den Warnhinweis, dass Sie nur einen Lesezugriff haben:
In den Allgemeinen Informationen sehen Sie dann zunächst, wann und von wem das Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde.
Hier können Sie den Dokumententitel definieren. Beachten Sie, dass selbst wenn Sie die Sichtbarkeit des Dokuments einschränken, zumindest der Titel für alle User sichtbar bleibt. Dies hat den Hintergrund, dass Dokumente in Formularen verlinkt werden, und so erkenntlich wird, dass Dokumente existieren.
Die Versionsnummer generiert sich automatisch auf Basis der Bearbeitung in Schritt 2. Dort können Sie bei Bearbeitungen festlegen, ob Sie eine Nebenversion (1.1->1.2) oder eine neue Hauptversion (1.0->2.0) generieren möchten.
Mithilfe der Felder "Kategorien", "Abteilungen" und "Vertraulichkeitsklasse" können Sie das Dokument kategorisieren. Hier können Sie jeweils Schlagworte definieren, die Ihnen dann für weitere Dokumente ebenfalls zur Auswahl zur Verfügung stehen. Vertraulichkeitsklassen sind üblicherweise "öffentlich", "intern", "vertraulich" und "streng vertraulich". Sie können jedoch auch eigene Bezeichnungen definieren.
Wenn Sie ein Prüfungsdatum definieren, erhält der Ersteller und ggf. weitere Redakteure eine Erinnerung wenn das Dokument aktualisiert werden soll.
Beachten Sie, dass Sie ein jeder Stelle den Audit-Trail des Dokuments einsehen oder Aufgaben verlinken können indem Sie oben rechts auf das jeweilige Icon klicken:
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