Neue Importfunktion für Verarbeitungstätigkeiten
Sie haben Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bisher in Word oder Excel geführt oder gar ein anderes Datenmanagementsystem genutzt? Kein Problem!
Denn dank der mitgelieferten Excel-Vorlage können Sie existierende Verfahren schnell kopieren und in die benötigte Struktur bringen. Die intelligente Importfunktion gleicht Ihre Daten mit vorhandenen Datensätzen ab z. B. Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Empfänger, TOM-Katalog und verlinkt diese, sodass doppelte Datensätze vermieden werden.
So können Sie alte Dokumente schnell in Ihr Datenschutzmanagementsystem übertragen und dort weiter bearbeiten.
Gehen Sie im Hauptmenü auf die Funktion "Verarbeitungstätigkeiten für Verantwortliche". Dort sehen Sie nun oben rechts neben der Überschrift die neue Funktion namens "Import":
In dem sich nun öffnenden Pop-up-Fenster finden Sie die Excel-Vorlage zur Vorbereitung des Imports. Dort kopieren Sie Ihre Daten in die dafür vorgesehenen Spalten. Jede Spalte entspricht einem Formularfeld in der Software und jede Zeile ist eine Verarbeitungstätigkeit. So können Sie theoretisch hunderte Verarbeitungen auf einen Schlag hochladen.
In den Notizfeldern von Zeile 1 der Excel-Vorlage finden Sie weitere Erklärungen, z. B. welche Datensätze die Software schon enthält, um diese als Verlinkung nutzen zu können.
Tipp: Wenn Sie gleiche Formulierungen nutzen, z. B. dieselben Datenkategorien oder Rechtsgrundlagen, werden diese in der Software natürlich gematcht.
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