Dokumente Übersicht

Das folgende Video erklärt Ihnen die Funktionen:

Links sehen Sie die Ordnerstruktur des Dokumenten-Centers. Für jedes Feature existiert ein Systemordner in dem die im Feature hochgeladenen Dokumente synchronisiert werden. Zusätzlich können Sie auch eigene Ordner anlegen.

Klicken Sie dazu entweder auf die 3 Punkte neben dem existierenden Ordner, um einen Unterordner anzulegen.

Alternativ klicken Sie auf den Button "Ordner erstellen". Dann wird der Ordner dort angelegt, wo sie sich derzeit befinden. Wenn Sie keinen Unterordner, sondern einen übergreifenden Ordner erstellen möchten, klicken Sie auf die Ebene "Stammordner".

Wenn Sie auf "Dokument hier erstellen" klicken, wird das erstellte Dokument in dem Ordner angelegt, indem Sie sich derzeit befinden. Dies können Sie auch nachträglich ändern, indem Sie das Dokument verschieben.

In der Dokumentenübersicht können Sie den Dateityp, Titel, Status, Prüfungsdatum etc. einsehen und filtern. Mit Klick auf das Stern-Icon favorisieren Sie beliebte Dokumente und können danach filtern. Über die 3 Punkte rechts neben dem Dokument öffnen Sie das Detail-Menü. Hier können Sie das Dokument kopieren, exportieren, verschieben, löschen, bearbeiten, sowie einsehen in welchen Formularen es verlinkt ist.

Es gibt auch Dokumente, die verblasst dargestellt werden und kein Bearbeitungsmenü anzeigen. Dies sind Dokumente die nur für bestimmte Personengruppen sichtbar sind. Das heißt Sie können den Titel lesen, jedoch nicht den Inhalt. 

Dies hat den Hintergrund, dass Dokumente in Formularen verlinkt sind und Sie so zumindest einsehen können, dass ein Dokument existiert. Wenn Sie nun den Inhalt einsehen möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator, damit er Leserechte erteilen kann.

Bei Dokumenten mit Leserechten können Sie die Inhalte einsehen, jedoch nicht bearbeiten. Dies erkennen Sie bei Klick auf das Dokument an dem blauen Hinweis: