Allgemeine Informationen (Schritt 1)

Erstellt von manageforwork Admin, Geändert am Fr, Feb 23 um 2:35 NACHMITTAGS von manageforwork Admin

Geben Sie der Verarbeitungstätigkeit einen aussagekräftigen Namen.

Im Feld „Kategorie“ können Sie Schlagworte anlegen, um die Verarbeitungstätigkeit schneller in der Übersichtstabelle wiederzufinden.

Die „Abteilung“ ist ein weiteres optionales Filterungsmerkmal. Die hier angelegten Schlagworte finden Sie auch im Menüpunkt „Ressourcen“, um Ihr Organigramm zu pflegen.

Der Bearbeitungsstatus kann sich automatisch verändern oder manuell von Ihnen eingestellt werden. Er hat folgende Bedeutungen:

Status	Bedeutung
Offen	leeres, unbearbeitetes Formular
In Bearbeitung	Es wurde mind. eine Formularseite bearbeitet, jedoch sind noch nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt. Auch eine bereits geprüfte Verarbeitungstätigkeit kann auf den Status „in Bearbeitung“ zurückspringen, wenn verknüpfte Datenfelder (z. B. Ressourcen) bearbeitet wurden und Sie sich für eine neue Prüfung entschieden haben.
Abgeschlossen	Sie haben alle Pflichtfelder ausgefüllt. Drücken Sie am Ende von Schritt 6 den Button „Verarbeitungstätigkeit abschließen“, um beteiligte Personen über die fertige Dokumentation zu informieren. Sobald dieser Status erreicht ist, taucht die Verarbeitungstätigkeit im Export-Dokument auf.
Geprüft	Sie haben alle Pflichtfelder ausgefüllt und die Verarbeitungstätigkeit geprüft
Inaktiv	Wenn die Verarbeitungstätigkeit nicht mehr aktuell oder relevant ist, diese aber noch nicht löschen möchten, können Sie diesen Status verwenden.

Wählen Sie nun die für die Datenverarbeitung zuständige Person aus. Diese stammt üblicherweise aus den Fachabteilungen, in denen die Verarbeitungstätigkeit stattfindet. Sollte die Person noch keinen Benutzeraccount haben, können Sie diese als Nutzer im System anlegen. Beachten Sie dabei, die richtige Rolle zuzuweisen.

Tragen Sie im Feld „Datenschutzkoordinator“, den Ansprechpartner mit Datenschutz-Expertise ein, welcher der zuständigen Person beratend zur Seite steht. Dies kann der Datenschutzbeauftragte sein, muss aber nicht. Für die Erfüllung der Pflichtangaben haben Sie den Datenschutzbeauftragten nämlich bereits in den Stammdaten Ihres Unternehmens hinterlegt.

Audittermin festlegen: Wenn Sie ein Datum für die nächste Prüfung festlegen möchten, müssen Sie auch entweder eine zuständige Person oder einen Datenschutzkoordinator angeben, damit diese eine Erinnerung für das Audit erhalten.