Datenbeschreibung: Wie und warum verarbeiten Sie die Daten? (Schritt 2)

Beschreiben Sie ausführlich, wie der Prozess der Verarbeitungstätigkeit abläuft. Wie werden die Daten erfasst? Handelt es sich um direkte Eingabe durch Betroffene, automatisierte Systeme oder externe Quellen? Ist der Prozess manuell und offline oder werden Dienstleister oder Online-Tools hinzugezogen? Wann werden die Daten gelöscht oder archiviert?

Zweck: Geben Sie das Ziel an, für das Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet. Beispiele: Durchführung finanzieller Transaktion, Verwaltung, Kommunikation, Werbung und Verkäufe im Sinne der Wirtschaftlichkeit.

Rechtsgrundlage: Auch wenn dies eine optionale Angabe nach Artikel 30 DSGVO ist, fordern manche Aufsichtsbehörden dennoch diese anzugeben. Auch für die Erfüllung des Auskunftsrechts ist es sinnvoll, diese anzugeben. 

In den Ressourcen stehen Ihnen bereits einige Rechtsgrundlagen zur Verfügung. Dort können Sie auch Ihre eigenen Favoriten anlegen. Bedenken Sie, dass bei der Rechtsgrundlage Einwilligung oder berechtigtes Interesse, dieses auch erläutert wird.

Sobald Sie Kategorien besonderer personenbezogener Daten erfassen, z. B. Religions- oder Gesundheitsdaten, müssen Sie bei der Rechtsgrundlage auf die Artikel 9 oder 10 DSGVO verweisen.